Gongo Labs consultoría tecnológica

By Shafie Abla, Senior Manager, Gongo Labs

Genea is a consulting company specialized in natural environments and forests, with headquarters in Tenerife. This young and innovative company is covering a niche that is acquiring the relevance it deserves nowadays.
Its General Manager knew they needed a modern and flexible management system, allowing them to access the often large volume of documentation of the projects from any place with a secure Internet connection. They also needed to be able to supervise the activity of the, constantly growing; external collaborators network and minimize the system use learning period. "We need them to be capable of using Tasks, Timesheet and Forum after a single training session, with the assurance that they will only access the information we decide to allow them to".
After evaluating various systems, the final choice was between MS Dynamics, SAP SMEs and ]project-open[. Their conclusions was that Total Cost of Ownership (licences), flexibility concerning customization and implantation costs would be much better with ]project-open[.
By using the custom reporting engine a number of tasks could be automated, such as issuing model contracts, which must include all the details of the project (previously available in the system), the required legal clauses, data of the parties, inclusion of third parties, scope, etc.
An important request by the Administration Dept was that the system would be able to provide to an external Financial Consulting collaborator a monthly data export with Accounting information, so we programmed the integration with Sage Contaplus. "This also allows us to have our "profit&loss" results updated on a monthly basis".
The excellent leadership of the project by the General Manager of Genea eased the communication and workflow with Gongo Labs team. This fact prevented distance being an added difficulty to the project. Telephone meetings, remote demos and email allowed positive communication. Only towards the end of the implantation we scheduled a few presential training days in Genea´s main offices.
"Currently we are focused on our business and ]project-open[ covers our needs, but we are aware of the improvements and new features that arise. Gongo Labs keeps us up to date and we have chosen some of these new ones for Genea".

Su Gerente sabía que necesitaban un sistema de gestión moderno y flexible, que les permitiese el acceso a la a menudo extensa documentación de los proyectos desde cualquier sitio con conexión a Internet de forma segura. También necesitaban poder controlar la actividad de su red de colaboradores externos, en continuo aumento , y además no tener que preocuparse por periodos de aprendizaje largos. “Necesitamos que puedan usar la gestión de tareas, control de tiempos y el foro después de una sola sesión de formación, con la seguridad de que van a poder acceder solo a la información que nosotros decidamos”.

Después de evaluar varios sistemas, los tres finalistas fueron MS Dynamics, SAP Pymes y ]project-open[. Sus conclusiones fueron que el coste de propiedad (licencias), la flexibilidad de personalizaciones y los costes de implantación eran mucho más ventajosos en ]project-open[.

A partir del motor de informes personalizados se pudieron automatizar tareas como la emisión de los contratos modelo, que deben incluir todos los detalles del proyecto que ya están previamente imputados en el sistema, además de las claúsulas legales pertinentes, los datos de las partes, inclusión de terceros, ámbito de actuación, etc.

Para el departamento de administración una requisito importante era poder proporcionar mensualmente a la Asesoría Fiscal externa todos los datos necesarios para la gestión de impuestos de forma automatizada, de manera que abordamos la integracion con Contaplus de compras y ventas. “Además nos permite disponer de nuestro balance más actualizado”.

El excelente liderazgo del proyecto por parte del Gerente de Genea facilitó una comunicación y trabajo fluidos con el equipo de Gongo Labs. Esto permitió que la distancia no añadiese dificultad al proyecto. Los meetings telefónicos, las demostraciones remotas y el correo electrónico permitieron una comunicación total, de modo que solamente hacia el final de la implantación se programaron varias jornadas de formación presencial en las instalaciones de Genea.

En este momento estamos centrados en nuestro negocio y ]project-open[ cubre nuestras necesidades, pero estamos atentos a las mejoras y nuevas funciones que siguen surgiendo. Gongo Labs nos mantiene al corriente y algunas de ellas las hemos elegido para Genea”.