Gongo Labs consultoría tecnológica

• Projects with "closed" stages that have start and end milestones
• "Open" projects with periodic milestones evaluation
• Services that require a number of hours of dedication a month as per contract

With the previous management system we could not state the amount of time dedicated to a project, deviations nor final profit & loss balance. Information related to a project was always dispersed somewhere between members email inboxes, external files stored in a server and the scarce financial information provided by the system, basically quotes and invoices. Besides, only MS Windows users could access the system, and uniquely from the office.
So we had to change the system for a modular one, cross-platform (Mac, Windows, Linux), easy to use by the technical staff and Senior Management, Administration and Sales/Marketing, and above all flexible enough to adapt to different operating scenarios.
We also took into account desirable requirements such as: to lower Total Cost of Ownership as much as possible, minimize implantation costs, Open Source, fast learning curve and easy integration with other systems.
Among other software solutions we considered the ones with software aimed to Project Management with resource assigning, timesheet management and an integrated financial module. After evaluating more than 80 systems from the main sources of information and software, we kept 5 main options and finally we choose ]project-open[ as the best option fitting all the selection criteria previously exposed.
As an initial stage we determined the manner to proceed in the works to be done. The compilation of these tasks helped us to describe internal procedures based upon best practices, mainly for Operations, Sales and Administration.
We detected a number of lacks in the available reports of the system, and we developed more reports in the second stage. We also elaborated a list of suggestions for the improvement of some of the interfaces:

• Interface enhancements for logged hours in Timesheet Tasks
• Optimization of the use of events on the Calendar
• Wizard Improvement of the Financial Module to create Delivery Notes from Timesheet Tasks and Invoices from Timesheet Tasks or Delivery Notes
• Customized Financial Reporting

As the internal procedures have been developing, the adaptation of the system has been easy to implant, keeping costs of implantation very low. The system is actually very flexible, and at the same time, the more features we use, the easier it becomes to access the information and so improve and control the company's activity.

If I were asked to summarize the benefits of the system in a single phrase, it would be: "Our main goal is the continuous improvement in competitiveness, and the way to achieve this is to maximize the efficiency in the management of our projects."

La naturaleza de los proyectos es bastante diversa, pero se pueden agrupar en unos pocos modelos:

• Proyectos con fases “cerradas” con inicio y finalización.

• Proyectos “abiertos” con evaluación periódica de hitos

• Servicios que requieren una dedicación periódica determinada por contrato

Con el sistema de gestión anterior no podía controlarse el tiempo dedicado a un proyecto, y por tanto ni las desviaciones ni la rentabilidad final obtenida. La información relativa a un proyecto se encontraba siempre dispersa entre el correo electrónico de cada uno de los miembros del equipo participantes en un proyecto, archivos externos al sistema almacenados en un servidor y la escasa información financiera que proporcionaba el sistema, básicamente presupuestos y facturación. Además, solo podían acceder al sistema los usuarios de Windows, y únicamente desde la oficina.

Había que cambiar el sistema por otro modular, multiplataforma (Mac, Windows, Linux), fácil de usar para los técnicos y el Director Técnico, Administración y Comercial, y sobre todo adaptable a distintos escenarios operativos.

Además como requisitos deseables estaban: coste de propiedad lo más reducido posible, costes de implantación mínimos, código fuente abierto, curva de aprendizaje rápida y facilidad de integración con otros sistemas.

Entre las posibles soluciones se consideraron las centradas en el software orientado a gestión de proyectos con asignación de recursos, control de tiempos y módulo financiero. Entre los 5 finalistas después de una amplia investigación que descartó más de 80 sistemas en las principales fuentes de información y recursos, se eligió ]project-open[ como la opción que mejor respondía a todos los criterios de selección anteriormente expuestos.

La fase inicial de la implantación determinó la operativa de trabajo y ayudó a establecer procedimientos internos de buenas prácticas, principalmente en los departamentos Técnico, Comercial y Administración.

Se detectaron una serie de carencias en los informes disponibles en el sistema, y en una segunda fase de implantación se desarrollaron algunos nuevos. Se confeccionó una relación de mejoras propuestas para algunas de las interfaces:

• ayudas en la interfaz de registro del calendario de horas imputadas a tareas

• optimización de uso de los calendarios de eventos

• mejora de los asistentes del módulo financiero para convertir tareas registradas en albaranes y albaranes en facturas

• informes financieros personalizados

A medida que los procedimientos internos han ido evolucionando, la adaptación del sistema ha resultado fácil de implantar, manteniendo los costes de implementación muy bajos. Realmente el sistema es muy flexible, y al mismo tiempo cuantas más funcionalidades se usan más fácil resulta acceder a la información y mejorar el control de la actividad.

Si tuviera que resumir los beneficios del sistema en una frase sería que nuestro principal objetivo es la mejora continua en la competitividad, y el vehículo para conseguir esto pasa sin duda por maximizar la eficiencia de la gestión de nuestros proyectos.